Чек-лист участника закупок

Чек-лист участника закупок — это практический алгоритм действий, который помогает грамотно подготовиться к участию в закупках, минимизировать риски отклонения заявки и избежать финансовых потерь.

1. Проверьте готовность к работе на площадке закупок

Перед подачей заявки проверьте требования выбранной электронной площадки

 На одних площадках достаточно регистрации, на других необходимо пройти аккредитацию с предоставлением  требуемых документов. 

Что проверить:

• регистрацию на электронной площадке;
• необходимость аккредитации;
• актуальность данных о компании;

2. Проверьте сроки действия разрешений и лицензий

Если разрешительные документы (лицензии, разрешения, аттестат аккредитации, уведомление и пр.) имеют срок действия — проверьте их актуальность.

3. Внимательно изучите техническую спецификацию

Необходимо:

• подробно изучить характеристики товара, работы или услуги;
• проверить соответствие требованиям заказчика.

4. Изучите условия договора

До подачи заявки важно понимать:

• предмет договора;
• сроки поставки, оказания услуг или выполнения работ;
• условия доставки;
• штрафные санкции;
• порядок оплаты.

5. Учитывайте условия оплаты

Чаще всего оплата производится после подписания акта выполненных работ / оказанных услуг или акта приема-передачи товара.

В некоторых закупках предусмотрен аванс. Это важно учитывать при планировании оборотных средств.

6. Задайте вопросы заказчику

Если условия закупки непонятны, используйте этап обсуждения для уточнения требований, сроков, объемов и характеристик товаров, работ, услуг и др.

7. Подготовьте необходимые по закупке документы

Если конкурсной документацией предусмотрены квалификационные требования (опыт, материальные и трудовые ресурсы), подготовьте подтверждающие документы:

• акты выполненных работ;
• счета-фактуры;
• договоры;
• документы на технику;
• документы специалистов (сертификаты, дипломы, свидетельства и прочее);
• сведения о материально-технической базе.

Это особенно важно при конкурсах, где поставщиков сначала оценивают на предмет соответствия опыта, трудовых и материальных ресурсов и только потом по цене.

8. Проверьте прикрепляемые файлы

Перед отправкой обязательно откройте каждый файл и убедитесь, что:

• документ открывается;
• формат соответствует требованиям;
• информация читаема;
  

Ошибки в файлах приводят к отклонению заявки.

9. Подготовьте ценовое предложение

Определите стоимость, за которую готовы выполнить договор.

При расчете учитывайте:

• себестоимость;
• логистику;
• налоги;
• возможные риски;
• расходы на исполнение обязательств.

Установите для себя предел цены, ниже которого участие становится убыточным. Это особенно важно для аукционов, где цена снижается в процессе торгов.

Проверьте, насколько ваше предложение конкурентоспособно и соответствует рыночным условиям. Слишком высокая цена снижает шансы на победу, слишком низкая — повышает риск убытков.

10. Проверьте отсутствие ограничений

Перед подачей заявки убедитесь, что:

• налоговая задолженность отсутствует;
• нет задолженности по исполнительным документам;
• компания не состоит в реестре недобросовестных поставщиков;
• отсутствуют другие ограничения, указанные в правилах выбранных закупок.

11. Подготовьтесь к обеспечению заявки

Еще до подачи заявки можно заранее узнать условия получения банковской гарантии или пополнить электронный кошелек.

В некоторых закупках, например на порталах недропользователей, банковская гарантия должна быть предоставлена  организатору закупки в оригинале на бумажном носителе до вскрытия заявок, а денежный перевод должен осуществляться на реквизиты организатора.

На многих площадках отсутствие обеспечения делает подачу заявки технически невозможной.

12. Подготовьте выписку из Реестра КТП (при необходимости)

Если ваша компания состоит в Реестре КТП, получите актуальную выписку заранее.

В некоторых закупках этот документ дает ряд преимуществ и скидок, например:

• в закупках Фонда “Самрук-Казына”
• в закупках квазигосударственного сектора и госзакупках
• в закупках недропользователей

13. Подайте заявку своевременно

Не откладывайте подачу на последние минуты.

Причины:

• технические сбои;
• проблемы с интернетом;
• ошибки при загрузке документов;
• перегрузка портала.

Важно помнить

Не стоит подаваться на закупки вне вашей специализации. Это снижает вероятность победы и увеличивает риск ошибок. Изучите рынок и итоги ранее проводимых закупок.

Перед участием всегда обращайте внимание на требования конкретного лота и актуальную конкурсную документацию.

Грамотная подготовка позволяет устранить причины отклонения еще до подачи заявки и значительно повысить вероятность победы.